Individuelle Softwareentwicklung: Kosten, Ablauf und DSGVO

Das Wichtigste in fünf Punkten

Individuelle Softwareentwicklung heißt: Statt eine Lizenz für ein Produkt zu kaufen, das für alle gemacht ist, lässt ein Unternehmen eine Software genau für seine eigenen Abläufe planen und bauen. Das Ergebnis nennt man Individualsoftware. Sie lohnt sich nur dort, wo Standardsoftware Ihren Prozess nicht sauber abbildet.

Individualsoftware oder Standardsoftware?

Die meisten Unternehmen sollten zuerst zu Standardsoftware greifen. Lohnabrechnung, Ticketsystem oder Buchhaltung gibt es fertig, günstiger und besser gepflegt, als ein Eigenbau es je wäre. Individualsoftware lohnt sich vor allem in drei Situationen:

• Ihr Prozess ist Ihr Wettbewerbsvorteil. Standardsoftware zwingt Sie dann, so zu arbeiten wie alle anderen.
• Die Lücken zwischen Ihren Systemen kosten Arbeitszeit. Wer seine Woche damit verbringt, Daten zwischen Systemen zu kopieren, bezahlt die Lücke schon heute, nur eben über Gehälter.
• Die Lizenzen kosten mehr als ein Eigenbau. Gebühren pro Nutzer wachsen mit jeder Neueinstellung. Rechnen Sie die Kosten über mehrere Jahre durch, nicht nur für eines.

Trifft keiner der drei Punkte zu, ist Standardsoftware die bessere Wahl. Wer etwa einen Online-Shop oder ein B2B-Bestellportal plant, kommt mit Shopify oft schneller und günstiger ans Ziel. Was ein Shop kostet, steht im Ratgeber Shopify-Shop erstellen lassen, welche B2B-Funktionen Shopify schon mitbringt, im Ratgeber Shopify B2B.

Was kostet Individualsoftware?

Unsere Preise: Eine fokussierte erste Version kostet 40.000 bis 150.000 USD. Komplexe Unternehmensplattformen mit vielen Rollen, Schnittstellen und Compliance-Pflichten liegen bei 250.000 bis 500.000 USD und mehr. Ein SaaS-MVP kostet 30.000 bis 80.000 USD. Wir stellen in US-Dollar in Rechnung. Wo Ihr Projekt in diesen Spannen landet, entscheiden fünf Faktoren. Die Zahl der Funktionen gehört nicht dazu.

Nach dem Start folgt eine zweite Rechnung. Der Kostenreport 2026 von GoodFirms, eine Befragung von mehr als 100 Softwarefirmen, setzt Wartung, Fehlerbehebung und Updates mit durchschnittlich 10 bis 20 Prozent pro Jahr an. Gerechnet auf die Entwicklungskosten sind das bei einer ersten Version für 100.000 USD 10.000 bis 20.000 USD jährlich, ohne eine einzige neue Funktion.

Zur Einordnung: Laut dem Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap, einer Befragung von 5.412 Selbstständigen im deutschsprachigen Raum, liegt der Median-Stundensatz in der Software- und Webentwicklung bei 90 €. Drei Monate Vollzeit einer einzelnen Person ergeben bei 160 Stunden im Monat rund 43.000 €, ohne Konzeption, Design, Test und Projektleitung. Vergleichen Sie Angebote deshalb nach Umfang, nicht nach Stundensatz.

So läuft ein Projekt mit uns ab

1. Erstgespräch. 30 Minuten, kostenlos, auf Englisch. Sie schildern den Ablauf, die beteiligten Systeme und wo heute Zeit verloren geht.
2. Analysephase. Zwei Wochen zum Festpreis, separat beauftragt. Am Ende steht ein Festpreisangebot für die Entwicklung oder die Empfehlung, eine fertige Lösung zu kaufen. Den schriftlichen Leistungsumfang und die Systemübersicht behalten Sie in jedem Fall.
3. Entwicklung in Sprints. Sprints dauern ein bis zwei Wochen. Jede Woche erhalten Sie eine aufgezeichnete Demo mit lauffähigem Code. Eine Woche ohne Demo stellen wir nicht in Rechnung.
4. Änderungen schriftlich. Was außerhalb des vereinbarten Umfangs liegt, legen wir Ihnen als Änderungsantrag mit Preis und Auswirkung auf den Zeitplan vor.
5. Übergabe. Code, Designs und die für Ihr Projekt erstellten Materialien gehen mit vollständiger Bezahlung auf Sie über. Repositories und Cloud-Konten laufen auf Ihren Namen.

Jedes Projekt führt ein namentlich benannter Senior-Entwickler als technische Leitung. Er nimmt an jedem Termin teil und schreibt den wöchentlichen Statusbericht. Eine Zwischenebene aus Account-Managern gibt es nicht.

Softwareentwicklung outsourcen: wie die Zusammenarbeit mit einem Team in Indien abläuft

Unsere Entwickler arbeiten in Delhi und Lucknow, die Leitung sitzt in New York. Im DACH-Raum haben wir kein Büro; jedes Projekt wird remote betreut. Unser Angebot für Shopify-Shops finden Sie auf der Startseite, mobile Apps auf der Seite App-Entwicklung.

Sprache. Spezifikation, Tickets, Demos und Termine laufen auf Englisch. Im Live Chat auf dieser Seite können Sie auf Deutsch schreiben, denn die Antworten unseres Teams werden maschinell in die Sprache Ihres Browsers übersetzt.

Zeitverschiebung. Indien liegt im Winter 4,5 Stunden und im Sommer 3,5 Stunden vor Deutschland, Österreich und der Schweiz. Ein Termin um 10 Uhr bei Ihnen ist in Indien im Sommer 13:30 Uhr und im Winter 14:30 Uhr.

Warum Unternehmen im Ausland suchen. Laut Bitkom (Pressemitteilung vom 3. September 2026) fehlen der deutschen Wirtschaft rund 79.000 IT-Fachkräfte, und 76 Prozent der befragten Unternehmen erwarten, dass sich der Mangel verschärft.

Ein Team in Indien passt nicht zu jedem Projekt. Verzichten Sie darauf, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

• Ihr Team kann oder möchte Anforderungen nicht auf Englisch formulieren und abnehmen.
• Sie brauchen regelmäßige Workshops vor Ort in Ihrem Unternehmen.
• Ihre Daten dürfen die EU aus rechtlichen oder vertraglichen Gründen nicht verlassen, auch nicht per Fernzugriff.
• Niemand auf Ihrer Seite hat jede Woche Zeit, Fragen zu beantworten und Demos abzunehmen.

DSGVO, AVV und Standardvertragsklauseln

Verarbeiten unsere Entwickler personenbezogene Daten Ihrer Kunden oder Mitarbeitenden, sind wir Ihr Auftragsverarbeiter. Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag über Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Datenarten, die Kategorien betroffener Personen und Ihre Rechte und Pflichten: den Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir unterzeichnen ihn als festen Bestandteil jedes Projekts, das einen erfordert.

Bei einem Dienstleister in Indien reicht der AVV allein nicht aus. Die EU-Kommission hat für Indien keinen Angemessenheitsbeschluss erlassen. Nach Art. 46 DSGVO braucht die Übermittlung deshalb geeignete Garantien, in der Praxis die Standardvertragsklauseln der Kommission vom 4. Juni 2021, festgelegt im Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914. Für die typische Konstellation, Sie als Verantwortlicher und wir als Auftragsverarbeiter, ist Modul 2 gedacht. Laut den Fragen und Antworten der Kommission enthält dieses Modul die Anforderungen des Art. 28 bereits.

Ein häufiger Irrtum: Ein Server in der EU löst die Frage nicht. Nach den Empfehlungen 01/2020 des Europäischen Datenschutzausschusses gilt auch der Fernzugriff aus einem Drittland auf Daten im EWR als Übermittlung, etwa im Support. Entscheidend ist, von wo aus zugegriffen wird, nicht wo der Server steht.

Am wirksamsten ist es, personenbezogene Daten gar nicht erst zu übermitteln. Vereinbaren Sie, dass Entwicklung und Tests mit Testdaten oder anonymisierten Auszügen laufen und Zugriff auf Produktivdaten nur besteht, soweit eine Aufgabe ihn erfordert. Der Datenschutzausschuss nennt eingeschränkten statt vollen Zugriff ausdrücklich als Maßnahme. Da die Cloud-Konten auf Ihren Namen laufen, entscheiden Sie über Region und Zugänge.

In Österreich gilt die DSGVO unmittelbar. In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz (DSG); der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hat die EU-Standardvertragsklauseln am 27. August 2021 für Übermittlungen in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau anerkannt, sofern sie an das Schweizer Recht angepasst werden.

Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung; stimmen Sie AVV und Standardvertragsklauseln mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Wie wir mit Daten auf dieser Website umgehen, steht in unserer Datenschutzerklärung.

Sieben Fragen an jeden Anbieter

Stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen, dann lassen sich die Angebote vergleichen, unseres eingeschlossen:

1. Was ist fest vereinbart, und was ist geschätzt?
2. Was passiert mit dem Preis, wenn sich der Umfang ändert?
3. Was kostet die Wartung pro Jahr nach dem Start?
4. Auf wessen Namen laufen Repositories und Cloud-Konten?
5. Was behalten Sie, wenn Sie nach der Analysephase aufhören?
6. Welche Unterauftragsverarbeiter setzt der Anbieter ein? Nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO darf er sie nur mit Ihrer vorherigen gesonderten oder allgemeinen schriftlichen Genehmigung einsetzen.
7. Wer ist Ihr fester technischer Ansprechpartner, und in welcher Sprache läuft das Projekt?

Wie Sie bezahlen

• Projekte mit festem Umfang: eine Anzahlung vor Projektstart, danach Zahlungen zu vereinbarten Meilensteinen.
• Laufende Betreuung (Retainer) und dedizierte Teams: monatliche Abrechnung.

Wir stellen in US-Dollar in Rechnung. Ob für Ihre Rechnung das Reverse-Charge-Verfahren gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

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