Maatwerksoftware: kosten, aanpak en AVG

Maatwerksoftware in vijf punten

Maatwerksoftware wordt ontworpen en gebouwd voor de processen van één organisatie. U koopt geen licentie op een product voor iedereen, maar laat software op maat maken die doet wat uw team nodig heeft. Dat loont alleen waar standaardsoftware uw werkwijze niet goed volgt.

Maatwerk of standaardsoftware?

Begin bij de vraag of u wel moet bouwen. Voor salarisadministratie, boekhouding of een ticketsysteem bestaan pakketten die goedkoper en beter onderhouden zijn dan een eigen ontwikkeling. Maatwerk verdient zich terug in drie situaties:

• Uw werkwijze is uw voorsprong. Standaardsoftware dwingt u dan om te werken zoals iedereen.
• Overtypen is een dagtaak geworden. Besteden collega’s hun week aan het overtypen van gegevens tussen systemen, dan betaalt u nu al voor die ontbrekende koppeling, alleen via salarissen.
• De licenties kosten meer dan bouwen. Bij licenties per gebruiker stijgen de kosten met elke nieuwe medewerker. Reken over meerdere jaren, niet over één.

Geldt geen van de drie, kies dan een pakket. Wilt u vooral online verkopen, dan is een webshop op Shopify meestal sneller en goedkoper dan maatwerk. Wat dat kost, leest u in de gids Shopify-webshop laten maken.

Vijf soorten software op maat die wij bouwen

De meeste opdrachten vallen onder een van deze vijf vormen, elk met eigen risico’s. Wij plannen en begroten per vorm, niet per urenblok.

Een CRM op maat of een ERP op maat valt meestal onder de eerste of de derde vorm: vaak volstaat een eigen module of een koppeling bovenop een pakket dat u al gebruikt. Standaard bouwen wij met TypeScript, Next.js en PostgreSQL, bekende techniek die een nieuwe ontwikkelaar op de eerste dag kan lezen. Zoekt u een mobiele app, kijk dan op de pagina App laten maken.

Wat kost maatwerksoftware?

Onze prijzen: een gerichte eerste versie kost tussen USD 40.000 en USD 150.000. Complexe platforms voor grote organisaties, met veel rollen, koppelingen en compliance-eisen, kosten USD 250.000 tot 500.000 of meer. Wij factureren in Amerikaanse dollars. Waar uw project binnen die bandbreedtes uitkomt, bepalen vijf factoren. Het aantal functies hoort daar niet bij.

Na de lancering volgt een tweede rekening. Het kostenrapport 2026 van GoodFirms, een enquête onder ruim 100 softwarebedrijven, rekent gemiddeld met 10 tot 20 procent van de bouwkosten per jaar voor onderhoud, foutherstel en updates. Bij een eerste versie van USD 100.000 is dat USD 10.000 tot 20.000 per jaar, nog zonder één nieuwe functie.

Ter vergelijking met de Nederlandse markt: volgens het Knab Zzp Uurtarievenboekje 2026, een onderzoek onder ruim 20.000 zzp’ers, rekent een zelfstandige softwareontwikkelaar gemiddeld € 94 per uur exclusief btw. Drie maanden fulltime werk van één persoon, gerekend met 160 uur per maand, komt daarmee op ruim € 45.000, zonder analyse, ontwerp, testen en projectleiding. Vergelijk offertes daarom op wat ze omvatten, niet op het uurtarief.

Een uitgebreidere uitleg van de kostenfactoren en de kosten na de lancering staat in onze kostengids voor maatwerksoftware (Engelstalig).

Zo verloopt de ontwikkeling van maatwerksoftware bij ons

1. Kennismaking. Een halfuur, kosteloos, in het Engels. U beschrijft de werkstroom, de betrokken systemen en waar nu tijd verloren gaat.
2. Analysefase. Twee weken tegen een vaste prijs, apart te bestellen. U krijgt een vaste prijs voor de bouw of het advies om een bestaand pakket te nemen. De schriftelijk vastgelegde omvang en het systeemoverzicht houdt u in beide gevallen.
3. Bouwen in sprints. Een sprint duurt één tot twee weken. Elke week ontvangt u een opgenomen demo van werkende code. Een week zonder demo factureren wij niet.
4. Wijzigingen op papier. Werk buiten de afgesproken omvang volgt alleen via een schriftelijk wijzigingsverzoek, met de prijs en het effect op de planning.
5. Overdracht. Code, ontwerpen en de voor uw project gemaakte bestanden worden na volledige betaling uw eigendom. Repositories en cloudaccounts staan op uw naam.

Elk project heeft één vaste senior ontwikkelaar als technisch leider, die bij elk overleg zit en de wekelijkse statusupdate schrijft. Er zit geen laag accountmanagers tussen u en de code. In de eerste twee weken maken wij een dreigingsmodel en een overzicht van de gegevensstromen; gegevens worden standaard versleuteld opgeslagen en verstuurd.

Software laten ontwikkelen vanuit India: wat dat betekent

Onze ontwikkelaars werken in Delhi en Lucknow, de directie zit in New York. In Nederland en België hebben wij geen kantoor; elk project wordt op afstand begeleid. Wat wij verder doen, leest u op de startpagina; onze bedrijfsgegevens staan op de pagina Juridische informatie.

Taal. Specificaties, tickets, demo’s en overleg verlopen in het Engels. In de Live Chat op deze pagina kunt u gewoon in het Nederlands schrijven: de antwoorden van ons team worden machinaal vertaald naar de taal van uw browser.

Tijdsverschil. India loopt in de winter 4,5 uur en in de zomer 3,5 uur voor op Nederland en België. Een overleg om 10.00 uur in Amsterdam of Brussel valt in India dus in de vroege middag.

Een team in India past niet bij elk project. Kies niet voor ons als een van deze punten voor u geldt:

• Uw team kan of wil de eisen niet in het Engels opschrijven en goedkeuren.
• U heeft regelmatig workshops op locatie in uw eigen bedrijf nodig.
• Uw gegevens mogen de EU om juridische of contractuele redenen niet verlaten, ook niet via toegang op afstand.

AVG, verwerkersovereenkomst en standaardcontractbepalingen

Werken onze ontwikkelaars met persoonsgegevens van uw klanten of medewerkers, dan zijn wij uw verwerker. Artikel 28, derde lid, van de AVG eist dan een schriftelijke verwerkersovereenkomst. Ontbreekt die, dan zijn volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) beide partijen in overtreding. Wij tekenen een verwerkersovereenkomst als vast onderdeel van elk project waarvoor dat nodig is.

Voor India is dat niet genoeg. India staat niet op de lijst van landen met een adequaatheidsbesluit die de AP publiceert (bijgewerkt op 1 oktober 2026). Doorgifte vraagt dan om passende waarborgen volgens artikel 46 AVG, in de praktijk meestal de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie uit Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914, bij de AP ook bekend als modelcontract. Ze bevatten een aparte module voor doorgifte van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker. Gebruikt u ze ongewijzigd, dan is geen toestemming van de AP nodig.

Een veelgemaakte denkfout: een server in de EU lost dit niet op. Volgens de Aanbevelingen 01/2020 van het Europees Comité voor gegevensbescherming geldt ook toegang op afstand vanuit een derde land, bijvoorbeeld bij ondersteuning, als doorgifte. Het gaat erom wie bij de gegevens kan, niet waar de server staat.

Het meest effectief is het om zo min mogelijk persoonsgegevens door te geven: ontwikkel en test met testgegevens of gepseudonimiseerde extracten, en geef alleen beperkte toegang tot productiegegevens, een maatregel die het Comité zelf noemt. Omdat de cloudaccounts op uw naam staan, bepaalt u de regio en wie toegang heeft.

In België geldt dezelfde AVG; daar houdt de Gegevensbeschermingsautoriteit toezicht. Deze paragraaf is geen juridisch advies. Stem de verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen af met uw privacyjurist of functionaris gegevensbescherming.

Vijf vragen voor elke softwareleverancier

Stel elke leverancier dezelfde vragen, ons inbegrepen; dan kunt u de offertes eerlijk vergelijken:

1. Wat staat vast en wat is een schatting?
2. Wat gebeurt er met de prijs als de omvang verandert?
3. Wat kost het onderhoud per jaar na de lancering?
4. Op wiens naam staan de repositories en de cloudaccounts, en wat houdt u over als u na de analysefase stopt?
5. Welke subverwerkers zet de leverancier in? Volgens de AP mag dat alleen met uw voorafgaande schriftelijke toestemming.

Zo betaalt u

• Projecten met een vaste omvang: een aanbetaling voordat het werk begint, daarna betalingen bij afgesproken mijlpalen.
• Doorlopende opdrachten (retainers) en vaste teams: maandelijkse facturatie. Na de lancering bestaat een retainer minstens uit één senior ontwikkelaar en één ontwerper.

Wij factureren in Amerikaanse dollars. Of de btw naar u wordt verlegd, bespreekt u het best met uw belastingadviseur.

Op Clutch heeft Digital Heroes een score van 5,0 op basis van 66 geverifieerde reviews (gecontroleerd op 13 oktober 2026), te lezen in ons Clutch-profiel (Engelstalig). Wij hebben voor klanten in 40+ landen gewerkt.